Mam wystarczająco duże doświadczenie by określić własne zasady, którymi kieruję się w zarządzaniu projektami i ogólnie, w każdej pracy. Według mnie te właśnie czynniki decydują o tym, czy projekt zakończy się sukcesem, czy nie. Dlatego zwracam na nie uwagę w każdym projekcie, w którym biorę udział i dbam o to, by robili to inni członkowie zespołu i interesariusze.
- Przede wszystkim patrzę na moje projekty i produkty oczami ich interesariuszy i użytkowników. To zapewne najważniejszy czynnik wpływający na powodzenie, bo niezadowolenie użytkowników przyćmi każdy sukces. I w druga stronę: jeśli są zadowoleni i produkt przyjmuje się na rynku, problemy schodzą na drugi plan. Dlatego ich opinie są na wagę złota i mogą stanowić przewagę konkurencyjną.
- Określanie celów jest kluczowe dla powodzenia projektu. Bez konkretnych celów zespół po krótkim czasie zacznie kluczyć, a wyniki jego pracy niemal na pewno nie spełnią oczekiwań. Kiedy cele są precyzyjnie określone, ludzie w projekcie mogą się skupić na ich realizacji, zamiast zastanawiać się, co ma zostać dostarczone. Definiowanie to nie wszystko. Cele trzeba też przekazać wszystkim zainteresowanym.
- Zbędne zadania należy eliminować, ponieważ marnują czas ludzi i pieniądze firmy. Dotyczy to szczególnie długich spotkań, które nie przynoszą projektowi ani organizacji korzyści. Praca z tym samym zespołem nad wieloma projektami pozwala ich uczestnikom usprawnić procesy. Taki atut powinien zostać wykorzystany dla dobra zarówno projektu jak i organizacji.
- Nie ma lepszego sposobu na przywództwo niż dawanie przykładu. Dzięki temu członkowie zespołu doceniają twoją szczerość i często biorą z ciebie przykład, dzięki czemu nie trzeba określać zbyt wielu formalnych reguł. To naturalna zasada kierująca ludzką współpracą, którą streszcza powiedzenie: „nie czyń drugiemu co tobie niemiłe”.
- Pewne zasady trzeba jednak ustalić, w każdym projekcie i każdym zespole. Mogą być szczątkowe, ale powinny być przestrzegane. W przeciwnym razie bardziej zorganizowani uczestnicy szybko stracą motywację i przejmą nawyki swoich mniej ambitnych kolegów. Project manager powinien zadbać o to, by takie zasady zostały określone, przestrzegane i, jeśli trzeba, aktualizowane.
- W mojej pracy staram się rozumieć zadania po najdrobniejsze szczegóły. Dzięki temu lepiej rozumiem powiązania między zadaniami i mogę przewidzieć konsekwencje zmian w zakresie czy harmonogramie. Brak takiej wiedzy często powoduje opóźnienia i napiętą atmosferę w projektach IT. Project manager powinien precyzyjnie komunikować zakres innym zespołom i zewnętrznym interesariuszom.
- Powyższa zasada motywuje mnie do tego, by samemu testować wyniki moich projektów. Dzięki temu lepiej rozumiem produkt, nad którym pracuję, odkrywam często popełniane błędy i sposoby zapobiegania im. Poza tym dodatkowa para oczu przy testach nigdy nie zaszkodzi. Korzystanie z własnego produktu jest też idealnym sposobem na poznanie scenariuszy i tego, co mogą o nim myśleć użytkownicy.
- Rozmawiając z osobą zaangażowaną w projekt lub korzystającą z jego produktów skupiam się na ich oczekiwaniach i staram się zrozumieć co jest dla nich jego najważniejszym aspektem. Staram się mówić ich językiem, innym przy omawianiu technicznych wymagań z programistami, innym gdy rozmawiam z klientem o wyglądzie strony www.
- Poza zakresem i szczegółami technicznymi staram się rozumieć granice odpowiedzialności poszczególnych zespołów i ludzi. Takie „kto jest kim” pozwala mi ustalać priorytety, co jest szczególnie ważne przy stałej komunikacji mailowej z dziesiątkami oderwanych od siebie wiadomości. Nawet najlepsze odpowiedzi udzielone zbyt późno są bezużyteczne. Dlatego priorytetyzacja ma znaczenie.
- Wreszcie, ludzie w każdym zespole powinni się rozwijać pracując nad projektem. Najlepszy na to sposób to przejmowanie nowych zadań i uczenie się od osób mających większe doświadczenie na konkretnym polu. Praca z nowymi narzędziami i szukanie nowych sposobów rozwiązywania problemów opłaca się długofalowo, szczególnie w IT. Poza tym to sposób dla firmy na zadowolonych pracowników.